Open Recruitment Humas Indonesian Fanfiction Awards (IFA) 2013

A. Sekilas Mengenai IFA

 IFA adalah singkatan dari Indonesian Fanfiction Awards, sebuah ajang penghargaan bagi karya dan author fanfiksi berbahasa Indonesia terbaik yang dibagi dalam kategori-kategori yang dilombakan. IFA telah diadakan pada tahun 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 dan tahun 2013 adalah kali ke-6. IFA menggunakan metode penjaringan nominasi melalui online-sheet. Nominasi yang masuk akan diseleksi secara teknis oleh panitia dan secara kualitas oleh juri yang sangat berkompeten. Pada akhirnya, akan diambil 5 karya dengan poin penjurian tertinggi dari setiap kategori untuk di-polling. Secara ringkas, tahapan IFA adalah nominasi -> seleksi teknis -> penjurian -> polling.

B. IFA 2013

 IFA 2013 mengikutsertakan karya dan author fanfiksi berbahasa Indonesia yang berasal dari FFN dan AO3, sama seperti IFA 2012. Nominasi yang masuk baik dari FFN dan AO3 nantinya akan diakumulasikan. Lima karya terbaik hasil akumulasi tersebut kemudian di-polling di website IFA. Pemenang masing-masing sub-kategori IFA 2013 dapat berasal dari FFN maupun AO3.

C. Panitia IFA 2013

D. Akun-akun Resmi IFA 2013

E. Apa Itu Humas IFA? 

Humas IFA terbagi dua: Humas FFN dan AO3. Keduanya direkrut secara terbuka. Humas FFN akan membawahi satu/lebih fandom di FFN yang diklaimnya, sedangkan Humas AO3 akan membawahi seluruh fandom di AO3.

Humas resmi IFA adalah author dan/atau reader yang memiliki akun FFN dan/atau AO3 dan secara sukarela mendaftarkan diri untuk menjadi perpanjangan tangan panitia dalam menyosialisasikan penyelenggaraan IFA 2013 ke seluruh fandom di FFN dan AO3. Humas resmi bertanggung jawab atas penyebaran informasi dan sosialisasi IFA 2013 di fandom/situs yang dibawahinya dan kinerjanya dipantau oleh panitia.

Sedangkan humas tidak resmi adalah author dan/atau reader yang tidak mendaftarkan diri namun berperan dalam sosialisasi, atau seorang humas resmi yang bekerja di luar fandom yang dibawahinya. Kinerja humas tidak resmi, dan tidak dipantau oleh panitia.

F. Rundown IFA 2013 

  • 1 – 25 Agustus: Open Recruitment Humas FFN dan AO3
  • 1 – 30 September: Bulan Sosialisasi
  • 1 Oktober – 20 November: Bulan Nominasi
  • 1 – 25 Desember: Bulan Polling
  • 5 Januari 2014: Pengumuman Pemenang

G. Masa Kerja Humas Resmi IFA

Masa kerja humas adalah dari dibukanya bulan sosialisasi, tertanggal 1 September 2013, hingga diumumkannya panitia IFA 2014, tertanggal 7 Januari 2014.

H. Syarat-syarat Humas Resmi IFA

  1. Author atau reader yang memiliki akun di FFN dan/atau AO3.
  2. Bersedia melaksanakan tugas kehumasan secara maksimal, profesional, dan berkoordinasi baik dengan panitia.
  3. Memiliki hubungan baik dengan author-author lain di FFN dan/atau AO3.
  4. Mengisi formulir pendaftaran online di bit.ly/oprechumasifa13

I. Tugas dan Aturan Kehumasan

  1. Humas bertugas memberi informasi dan sosialisasi tentang adanya pelaksanaan IFA 2013, menyebarkan pengumuman yang diterbitkan panitia (dengan catatan mencantumkan link kepada sumber resmi IFA, seperti profil FFN, AO3, thread, atau web), menyebarkan link yang berkaitan dengan IFA (seperti link menuju lembar nominasi atau link pengumuman).
  2. Humas TIDAK BOLEH menjawab pertanyaan di luar informasi yang ada pada dokumen profil IFA 2013. Jika pertanyaan tidak dapat dijawab dengan copy-paste dokumen profil IFA 2013, maka Humas wajib mengarahkan partisipan untuk bertanya langsung kepada panitia. Informasi standar seperti apa itu IFA, apa yang menarik dari IFA atau pengalaman pada pelaksanaan IFA sebelumnya, boleh diberikan.
  3. Humas diperbolehkan memakai seluruh fasilitas yang ada di akun FFN dan/atau AO3 seperti Author’s Notes (A/N), review/comment, PM, dan jejaring sosial lain yang mendukung seperti Facebook, Twitter, blog, dan lain lain.
  4. Untuk FFN, seorang humas resmi boleh membawahi lebih dari satu fandom, namun satu fandom mainstream (fandom yang memiliki fanfic lebih dari 500) maksimal dipegang 5 humas resmi, sementara fandom lainnya maksimal dipegang 3 humas resmi. Aturan ini berfungsi agar persebaran informasi mengenai IFA lebih merata ke seluruh fandom. Jadi sebisa mungkin klaimlah fandom yang belum ada humasnya.
  5. Berkoordinasi baik dengan panitia.

J. Tata Cara Rekrutmen Humas IFA 

  1. Calon humas mendaftarkan diri melalui formulir online yang akan disediakan panitia. Pendaftaran dilakukan sekaligus dengan klaim fandom (untuk calon humas FFN).
  2. Klaim fandom akan didata oleh panitia, kemudian diumumkan secara berkala. Dari data terbitan panitia, calon humas dapat mengecek apakah klaimnya diterima atau gugur.
  3. Klaim fandom HANYA gugur pada fandom yang kuota humasnya (satu fandom mainstream maksimal 5 orang, sementara fandom lainnya maksimal 3 orang) telah penuh.

K. Link Formulir Open Recruitment Humas FFN IFA

bit.ly/oprechumasifa13

L. FAQ [Frequently Asked Questions]

Q: Dengan menjadi humas, apakah saya tetap bisa mengikuti IFA (mengisi lembar nominasi, masuk polling, dll)?

A: Tentu saja bisa.

Q: Apa itu klaim fandom?

A: Klaim fandom maksudnya Anda mendaftarkan diri sebagai humas resmi fandom tersebut. Klaim bisa diterima bila kuota humas belum penuh dan gugur bila kuota humas dalam suatu fandom sudah penuh. Mohon dicatat klaim fandom hanya dilakukan oleh calon humas FFN, sedangkan humas AO3 akan membawahi seluruh fandom di AO3.

Q: Apa itu kuota humas?

A: Kuota humas adalah jumlah humas resmi yang telah ditentukan panitia dalam suatu fandom/situs.

Q: Apakah kuota humas untuk FFN dan AO3 sama?

A: Tidak, kuota humas untuk kedua situs tersebut berbeda. Untuk FFN, maksimal kuota humas untuk satu fandom mainstream adalah 5 orang. Fandom mainstream adalah fandom yang jumlah entrinya lebih dari 500. Sedangkan maksimal kuota humas untuk satu fandom yang bukan mainstream adalah 3 orang. Fandom-fandom tersebut adalah fandom yang entrinya kurang dari 500. Sedangkan untuk AO3, kuota humasnya berjumlah lima orang dan akan membawahi seluruh fandom di AO3.

Q: Bagaimana sistem penerimaan humas IFA 2013 ini?

A: Untuk FFN, Panitia akan memilih 3 atau 5 pendaftar paling awal. Klaim calon humas hanya akan digugurkan dalam fandom yang kuotanya sudah penuh (sudah ada 3 atau 5 humas di fandom tersebut), bukan keseluruhan klaim. Sedangkan untuk AO3, panitia akan memilih 5 pendaftar paling awal.

Q: Saya sudah mendaftar dan klaim saya diterima, apakah saya sudah boleh melakukan sosialisasi IFA 2013 saat rekrutmen humas masih berlangsung?

A: Pada saat rekrutmen humas, seorang humas BELUM boleh bekerja. Waktu tersebut digunakan untuk melakukan tanya-jawab antara panitia dan humas mengenai tugas kehumasan IFA 2013. Penyosialisasian baru diperbolehkan pada saat bulan sosialisasi mulai. Tapi Anda boleh menyebarkan informasi bahwa sedang ada rekrutmen humas IFA 2013.

Q: Saya mendaftar untuk humas FFN dan mengklaim fandom A, B, C, D, E. Kalau kalau klaim saya terhadap fandom A gugur, apakah otomatis lainnya juga gugur?

A: Tidak. Klaim Anda hanya gugur pada fandom yang kuota humasnya sudah penuh (sudah ada 3 atau 5 orang yang mendaftar sebagai humas fandom tersebut). Klaim terhadap fandom B, C, D, E tetap berlaku selama kuota humasnya belum penuh.

Q: Saya mendaftar untuk humas FFN  dan mengklaim fandom A, B, C, D, E sebagai wilayah kerja saya, tapi apakah saya boleh melakukan sosialisasi di fandom X, Y, Z?

A: Boleh, ini termasuk humas tidak resmi. Hanya saja, tetap prioritaskan fandom yang telah Anda klaim.

Q: Saya humas resmi FFN, bolehkah melakukan sosialisasi di fandom-fandom AO3 (atau sebaliknya)?

A: Boleh, selama Anda mampu membawahi keduanya (baik FFN dan AO3), namun tetap mengutamakan situs dan fandom yang telah Anda klaim. Ini juga termasuk humas tidak resmi.

Q: Ada yang bertanya soal teknis pelaksanaan IFA, apa yang harus saya lakukan?

A: Berikan kutipan dari Profil IFA 2013 TANPA MELAKUKAN PERUBAHAN dengan turut menyertakan kontak Panitia untuk jawaban lebih lanjut dan rinci, atau anjurkan si penanya untuk mengirim PM pada panitia (daftar panitia bisa dilihat di poin C di atas), atau bertanya di thread-thread resmi IFA. Dan sertakan linknya untuk mempermudah proses.

Q: Klaim fandom saya gugur semua, apakah saya boleh mendaftar lagi untuk fandom yang berbeda?

A: Tentu boleh. Anda boleh melakukan klaim fandom sebanyak-banyaknya, asalkan tetap menjaga komitmen Anda sebagai seorang humas IFA 2013.

Q: Bagaimana kalau saya mengklaim banyak fandom, tapi formulirnya tidak cukup?

A: Apabila formulir tidak cukup untuk menampung keseluruhan klaim, calon humas diperbolehkan untuk mengisi lebih dari satu formulir.

Q: Bagaimana saya tahu apakah saya dan klaim fandom saya diterima atau tidak?

A: Daftar humas dan situs/fandom yang telah diklaim dapat dilihat dalam daftar humas yang akan diumumkan panitia secara berkala.

One thought on “Open Recruitment Humas Indonesian Fanfiction Awards (IFA) 2013

  1. Ini agak ga penting tapi lumayan ganggu. Panitia, link ke akun kalian rupanya sambung ke FB dulu lalu harus konfirmasi agar bisa menuju FFN. Tolong diperbaiki url-nya. Thanks.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s