Sistem Kehumasan IFA 2014

SISTEM KEHUMASAN IFA 2014

Sejarah Sistem Kehumasan dalam IFA

IFA sudah mulai diadakan sejak tahun 2008. IFA pertama ini baru diadakan dalam Infantrum sehingga tidak mengadakan sistem kehumasan. Tahun 2009 juga serupa.

Pada 2010, IFA merambah lebih luas. Kali ini, Panitia membuka rekrutmen Humas untuk membantu penyebaran informasi IFA 2010. Sistem kehumasan ini sukses. Sayangnya tidak semua fandom memiliki Humas, sebab perekrutannya baru terbatas bagi member Infantrum saja.

Pada pelaksanaan IFA 2011, panitia melanjutkan rekrutmen Humas yang digunakan dalam IFA 2010. Kali ini dengan rekrutmen terbuka, tidak terbatas bagi member Infantrum agar pendaftar Humas lebih banyak daripada tahun sebelumnya. Dengan begitu diharapkan informasi mengenai IFA dapat tersebar lebih merata ke seluruh fandom. Penggunaan sistem perekrutan Humas secara terbuka ini dilaksanakan kembali pada IFA di tahun-tahun selanjutnya.

Akan tetapi, selama penyelenggaraannya, muncul sejumlah kendala berdasarkan masukan partisipan IFA selama kurun waktu bertahun-tahun penyelenggaraannya, antara lain:

  • Kurang maksimalnya kinerja Humas.
  • Adanya SPAM inbox.
  • Kurang selarasnya penyebaran sosialisasi IFA di fandom mainstream dan fandom non-mainstream.
  • Klaim fandom oleh Humas.

Menanggapi adanya permasalahan tersebut, Panitia IFA 2014 memutuskan untuk membentuk posisi baru dalam kepanitian IFA 2014, disebut Kepala Humas (Kaphum), yang posisinya berada di antara Panitia dan Humas.

Komponen dalam Sistem Kehumasan IFA 2014

Panitia IFA 2014:

  • Bidang Kehumasan
    • Kepala Humas
      – Humas
      – Humas
    • Kepala Humas
      – Humas
      – Humas
  • Bidang Visual
  • Bidang Kejurian

Panitia Bidang Kehumasan

Panitia bidang kehumasan adalah bagian dari Panitia IFA 2014 yang bertugas mengurusi bidang kehumasan, melingkupi:

  • Membuat jadwal yang berhubungan dengan kehumasan.
  • Membuat file-file yang berhubungan dengan kehumasan.
  • Merekrut Kaphum secara tertutup.
  • Merekrut Humas secara terbuka.
  •  Mengadakan briefing.
  • Memantau jalannya tugas Humas baik secara langsung di lapangan (kondisi di FFn dan AO3) maupun secara tidak langsung melalui Kaphum.
  • Terus berkoordinasi dengan Kaphum selama pelaksanaan IFA 2014.

Kepala Humas

Kaphum adalah author dan/atau reader yang memiliki akun FFN dan/atau AO3 dan telah direkrut secara tertutup oleh Panitia. Kaphum pada dasarnya adalah perpanjangan tangan dari Panitia dan memiliki tugas sebagai berikut:

  • Membantu membuat Master List (ML) dari fandom yang diklaim.
  • Mengkoordinasi humas.

Perlu diketahui, Kaphum tidak mendapatkan imbalan apapun dari panitia; tidak ada imbalan material. Namun demikian, dengan menjadi Kaphum, ada hal-hal positif yang didapatkan oleh Kaphum: teman baru dan pengalaman baru. Dari sini, Kaphum juga bisa belajar bertanggung jawab atas sesuatu yang dilakukan secara sukarela, belajar bertanggung jawab bukan karena adanya sanksi yang mendorong untuk bertanggung jawab.

Satu orang Kaphum mengepalai satu kelompok Humas yang jumlah anggotanya ditentukan selanjutnya.

Humas

Humas adalah author dan/atau reader yang memiliki akun FFN dan/atau AO3 dan telah direkrut secara terbuka oleh Panitia. Tugas Humas adalah membantu menyebarkan informasi tentang IFA kepada khalayak FFn dan AO3.

Humas pada dasarnya ada dua macam, yakni Humas Resmi dan Humas Tidak Resmi.

Humas Resmi adalah author dan/atau reader yang bergabung dengan kepanitiaan IFA 2014 melalui rekrutmen terbuka dan kinerjanya dipantau oleh Panitia dan Kaphum. Humas Resmi dibagi menjadi dua, yakni Humas FFn dan Humas AO3. Humas FFn adalah humas yang kinerjanya fokus di FFn, sementara Humas AO3 adalah humas yang kinerjanya fokus di AO3.

Humas Tidak Resmi adalah author dan/atau reader yang ikut melakukan tugas Humas, tetapi tidak bergabung melalui rekrutmen terbuka. Kinerja Humas Tidak Resmi tidak dipantau oleh Panitia maupun Kaphum.

Humas Resmi melaksanakan tugasnya dalam tiga periode waktu, yakni:

  • 1-30 September 2014 (Bulan Sosialisasi)
  • 1 Okt-20 Nov 2014 (Bulan Nominasi)
  • 1-25 Desember 2014 (Bulan Polling)

Para Humas resmi akan dibagi dalam beberapa kelompok yang masing-masing dikepalai oleh seorang Kaphum dan ditemani oleh seorang Panitia bidang kehumasan.

Inovasi pada Sistem Kehumasan IFA 2014

Seperti yang telah disebutkan di atas, selama penyelenggaraan rekrutmen terbuka Humas, terdapat beberapa permasalahan. Pada IFA 2014 ini, Panitia mencoba inovasi baru yang bertujuan meminimalisir adanya permasalahan tersebut, yakni:

  • Diadakannya posisi Kaphum (telah diijelaskan di muka)
  • Dibuatnya Primary Master List.

Primary Master List (PML) adalah daftar utama yang berisi nama para author dan/atau reviewer dari FFn dan AO3. PML ini dibuat dalam dua jenis: Primary Master List of FFn (PMLF) dan Primary Master List of AO3 (PMLA). PMLF diperuntukkan bagi Humas FFn, sedangkan PMLA diperuntukkan bagi Humas AO3. PML dibuat oleh Panitia dengan dibantu oleh Kaphum pada masa pengumpulan data. Dengan adanya PML ini, klaim fandom dihapuskan dari sistem kehumasan IFA 2014.

Sebuah PML dipecah-pecah oleh Panitia menjadi beberapa bagian Master List (ML) yang digunakan dalam tiga periode waktu kinerja Humas.

Setiap tenggang waktu tertentu, Panitia akan membagi ML kepada para Kaphum. Para Kaphum kemudian memecah ML yang mereka terima menjadi bagian yang lebih kecil kepada para Humas (Sub ML).

Dalam satu Sub ML, terdapat sejumlah nama yang menjadi tanggung jawab dari Humas untuk diberi informasi mengenai IFA 2014. Di setiap tenggang waktu tertentu, Humas memberikan laporan kepada Kaphum masing-masing.

Laporan dari para Humas kemudian disampaikan oleh Kaphum kepada Panitia.

Siklus ini berlangsung selama tiga periode kinerja Humas.

Skema siklus:

Panitia mengurusi PML >> Panitia membagikan ML kepada Kaphum >> Kaphum membagikan Sub ML kepada Humas >> Humas bertanggung jawab atas nama-nama yang ada di dalam Sub ML-nya >> Humas melapor pada Kaphum >> Kaphum melapor pada Panitia

FAQ

  1. Q: “Posisi Kaphum berada di antara panitia dan humas.” Yang lebih tepatnya berada di mana? Apakah menjadi badan resmi di bawah Panitia?
    A: Ya, tepatnya Kaphum menjadi badan resmi di bawah Panitia IFA 2014 bidang Kehumasan.
  2. Q: Apakah Kaphum memiliki mandat spesifik?
    A: Ya, Kaphum memiliki mandat atau tugas khusus mendata author fanfiksi berbahasa Indonesia yang terdaftar di FFN dan AO3.
  3. Q: Apakah aturan kehumasan tahun ini berbeda dengan tahun sebelumnya, berhubung sudah diimplementasikan sistem pengangkatan Kaphum?
    A: Ya. Humas tidak lagi mendaftar untuk fandom-fandom tertentu, melainkan mengirimi PM yang tertera pada Sub ML dan benar-benar bekerja di bawah nama “Humas IFA 2014”, tidak lagi membawa nama fandom. Humas juga nantinya dibagi ke grup-grup dalam melaksanakan tugasnya.
  4. Q: Apa sanksi yang akan dijatuhkan pada humas jika mereka melanggar peraturan?
    A: Pada pelaksanaan IFA 2014, panitia menetapkan beberapa lapis sanksi untuk humas yang melanggar, yaitu: 1) Teguran dari Kaphum, 2) Teguran dari Panitia melalui PM, 3) Teguran di muka umum, seperti grup FB IFA, 4) Diturunkan dari jabatan Humas serta penalti satu tahun tidak akan diterima menjadi Humas kembali dalam pelaksanaan IFA.
  5. Q: Bagaimana detail mekanisme pembagian kelompok Humas tahun ini?
    A: Pada form oprec akan ada kolom yang harus diisi dengan fandom yang belakangan ini sering Calon Humas singgahi. Dari pengisian kolom tersebut, dapat diketahui apakah fandom yang didiami Calon Humas termasuk dalam kategori Fandom Non-Mainstream, Fandom Semi-Mainstream, atau Fandom Mainstream. Dalam satu grup, pembagian Calon Humas akan disamaratakan dengan acuan jenis fandom sehingga ketiganya akan bertemu dalam satu grup.
  6. Q: Apa saja kriteria dalam penentuan mana fandom yang termasuk dalam kategori Fandom Non-Mainstream, Fandom Semi-Mainstream, atau Fandom Mainstream?
    A: Pembagiannya adalah sebagai berikut: 1) Zona biru:Fandom memiliki maksimal 100 entri berbahasa Indonesia (Fandom Non-Mainstream), 2) Zona Orange: Fandom memiliki lebih dari 100, kurang dari 600 entri berbahasa Indonesia (Fandom Semi-Mainstream), 3) Zona Hijau: Fandom memiliki kisaran 600 s/d 1000 atau lebih entri berbahasa Indonesia (Fandom Mainstream).
  7. Q: Di mana letak perbedaan Master List dan Primary Master List?
    A: Primary Master List (PML) berisi SELURUH data nama author dari berbagai fandom, Master List (ML) berisi pecahan dari PML yang diberikan kepada Kaphum tiap grup. Adapun Sub Master List (SML) adalah pecahan lagi dari PML yang diberikan Kaphum untuk tiap-tiap Humas yang dibawahinya.

Kapten Humas IFA 2014

Setelah melalui close recruitment, berikut ini adalah nama-nama Kapten Humas yang akan bertugas di IFA 2014:

  1. Kaphum FFN
    1. Aniranzracz – Harry Potter, Twilight (FFn)
    2. Arsa Stanleia
    3. Arum.ru
    4. CloudxLightning
    5. Fei Mei
    6. GaramMerica
    7. Senju Miru-kun
  2. Kaphum AO3
    1. Ksatriabawangmerah
    2. Shunshines

Demikian pengumuman disampaikan oleh Panitia IFA 2014 mengenai sistem baru dalam Kehumasan IFA 2014.

 

Hormat Kami,

Panitia IFA 2014 (Shina Suzuki, pindanglicious, Naw d Blume, gyucchi, Ro Fawkes, Kitsune Haru Hachi)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s