Open Recruitment Humas Indonesian Fanfiction Awards (IFA) 2014

A. Sekilas Mengenai IFA

IFA adalah singkatan dari Indonesian Fanfiction Awards, sebuah ajang penghargaan bagi karya dan author fanfiksi berbahasa Indonesia terbaik yang dibagi dalam kategori-kategori yang dilombakan. IFA telah diselenggarakan sejak tahun 2008, dan tahun 2014 adalah kali ke-6. IFA menggunakan metode penjaringan nominasi melalui online-sheet. Nominasi yang masuk akan diseleksi secara teknis oleh panitia dan secara kualitas oleh juri yang sangat berkompeten. Pada akhirnya, akan diambil 5 karya dengan poin penjurian tertinggi dari setiap kategori untuk di-polling. Secara ringkas, tahapan IFA adalah nominasi -> seleksi teknis -> penjurian -> polling.

B. IFA 2014

IFA 2014 mengikutsertakan karya dan author fanfiksi berbahasa Indonesia yang berasal dari FFN dan AO3, sama seperti IFA di tahun-tahun sebelumnya. Nominasi yang masuk baik dari FFN dan AO3 nantinya akan diakumulasi. Lima karya terbaik hasil akumulasi tersebut kemudian di-polling di website IFA. Pemenang masing-masing sub-kategori IFA 2014 dapat berasal dari FFN maupun AO3.

C. Panitia IFA 2014 

D. Akun-akun Resmi IFA 2014

E. Apa Itu Humas IFA? 

Humas adalah author dan/atau reader yang memiliki akun FFN dan/atau AO3 dan telah direkrut secara terbuka oleh panitia. Tugas humas adalah membantu menyebarkan informasi tentang IFA kepada khalayak FFN dan AO3.

Humas pada dasarnya ada dua macam, yakni humas resmi dan humas tidak resmi.

Humas resmi adalah author dan/atau reader yang bergabung dengan kepanitiaan IFA 2014 melalui rekrutmen terbuka dan kinerjanya dipantau oleh panitia dan kaphum. Humas resmi dibagi menjadi dua, yakni humas FFN dan humas AO3. Humas FFN adalah humas yang kinerjanya fokus di FFN, sementara humas AO3 adalah humas yang kinerjanya fokus di AO3.

Humas tidak resmi adalah author dan/atau reader yang ikut melakukan tugas humas, tetapi tidak bergabung melalui rekrutmen terbuka. Kinerja humas tidak resmi tidak dipantau oleh panitia maupun kaphum.

Humas resmi melaksanakan tugasnya dalam tiga periode waktu, yakni:

  • 1-30 September 2014 (Bulan Sosialisasi)
  • 1 Okt-20 Nov 2014 (Bulan Nominasi)
  • 1-25 Desember 2014 (Bulan Polling)

Para humas resmi akan dibagi dalam beberapa kelompok yang masing-masing dikepalai oleh seorang kaphum dan ditemani oleh seorang panitia bidang kehumasan.

F. Rundown IFA 2014 

  • 2 – 25 Agustus                          : Open Recruitment Humas FFN dan AO3
  • 1 – 30 September                      : Bulan Sosialisasi
  • 1 Oktober – 20 November           : Bulan Nominasi
  • 1 – 25 Desember                       : Bulan Polling dan Open Recruitment Panitia IFA 2015
  • 5 Januari 2015                          : Pengumuman Penerima IFA 2014
  • 7 Januari 2015                          : Pengumuman Panitia IFA 2014

G. Masa Kerja Humas Resmi IFA

Masa kerja humas adalah dari dibukanya bulan sosialisasi, tertanggal 1 September 2014, hingga diumumkannya panitia IFA 2014, tertanggal 7 Januari 2014.

H. Syarat-syarat Humas Resmi IFA

  1. Author atau reader yang memiliki akun di FFN dan/atau AO3.
  2. Bersedia melaksanakan tugas kehumasan secara maksimal, profesional, dan berkoordinasi baik dengan panitia.
  3. Bersedia mengikuti peraturan kehumasan dan menjaga nama baik IFA 2014.
  4. Memiliki hubungan baik dengan author-author lain di FFN dan/atau AO3.
  5. Mengisi formulir pendaftaran online.

I. Tugas dan Aturan Kehumasan

  1. Humas bertugas memberi informasi dan sosialisasi tentang adanya pelaksanaan IFA 2014, menyebarkan pengumuman yang diterbitkan panitia (dengan catatan mencantumkan link kepada sumber resmi IFA, seperti profil FFN, AO3, thread, atau web), menyebarkan link yang berkaitan dengan IFA (seperti link menuju lembar nominasi atau link pengumuman).
  2. Humas TIDAK BOLEH menjawab pertanyaan di luar informasi yang ada pada dokumen profil IFA 2014. Jika pertanyaan tidak dapat dijawab dengan copy-paste dokumen profil IFA 2014, maka Humas wajib mengarahkan partisipan untuk bertanya langsung kepada panitia. Informasi standar seperti apa itu IFA, apa yang menarik dari IFA atau pengalaman pada pelaksanaan IFA sebelumnya, boleh diberikan.
  3. Humas diperbolehkan memakai seluruh fasilitas yang ada di akun FFN dan/atau AO3 seperti Author’s Notes (A/N), review/comment, PM, dan jejaring sosial lain yang mendukung seperti Facebook, Twitter, blog, dan lain-lain.
  4. Humas akan disebar ke dalam beberapa grup yang dikoordinasi oleh seorang kaphum per grup ditemani oleh seorang panitia bidang kehumasan. Penentuan grup akan ditangani oleh panitia.
  5. Berkoordinasi baik dengan kaphum dan panitia.

J. Tata Cara Rekrutmen Humas IFA 

  1. Calon humas mendaftarkan diri melalui formulir online yang akan disediakan panitia pada http://bit.ly/oprechum14.
  2. Calon humas memeriksa apakah namanya sudah tercantum sebagai humas. Daftar humas diupdate pada grup IFA pada FB setiap dua hari (dan setiap hari ketika mendekati masa penutupan oprec humas), sedangkan seminggu sekali pada akun lainnya.
  3. Rekrutmen terbuka ini dilaksanakan pada tanggal 2 Agustus 2014 pukul 12.00 WIB hingga tanggal 25 Agustus 2014 pukul 23.59 WIB.

K. FAQ [Frequently Asked Questions]

Q: Dengan menjadi humas, apakah saya tetap bisa mengikuti IFA (mengisi lembar nominasi, masuk polling, dll)?

A: Tentu saja bisa.


 

Q: Saya memiliki akun FFN dan akun AO3, di situs manakah saya akan bertugas?

 A: Humas akan ditugaskan di salah satu situs, sesuai dengan pertimbangan panitia.  


 

Q: Bagaimana detail mekanisme pembagian grup Humas seperti yang disebutkan di atas?

A: Pada form oprec akan ada kolom yang harus diisi dengan fandom yang belakangan ini sering Calon Humas singgahi. Dari pengisian kolom tersebut, dapat diketahui apakah fandom yang didiami Calon Humas termasuk dalam kategori Fandom Non-Mainstream, Fandom Semi-Mainstream, atau Fandom Mainstream. Dalam satu grup, pembagian Calon Humas akan disamaratakan dengan acuan jenis fandom sehingga ketiganya akan bertemu dalam satu grup.


 

Q: Apa saja kriteria dalam penentuan mana fandom yang termasuk dalam kategori Fandom Non-Mainstream, Fandom Semi-Mainstream, atau Fandom Mainstream?

A: Pembagiannya adalah sebagai berikut:

1) Zona biru: Fandom memiliki maksimal 100 entri berbahasa Indonesia (Fandom Non-Mainstream),

2) Zona Orange: Fandom memiliki lebih dari 100, kurang dari 600 entri berbahasa Indonesia (Fandom Semi-Mainstream),

3) Zona Hijau: Fandom memiliki kisaran 600 s/d 1000 atau lebih entri berbahasa Indonesia (Fandom Mainstream).


 

Q: Saya sudah mendaftar dan saya diterima sebagai humas resmi, apakah saya sudah boleh melakukan sosialisasi IFA 2014 saat rekrutmen humas masih berlangsung?

A: Pada saat rekrutmen humas, seorang humas BELUM BOLEH bekerja. Waktu tersebut digunakan untuk melakukan tanya-jawab antara panitia dan humas mengenai tugas kehumasan IFA 2014 apabila masih ada yang ingin ditanyakan. Penyosialisasian baru diperbolehkan pada saat bulan sosialisasi mulai. Tapi Anda BOLEH menyebarkan informasi bahwa sedang ada rekrutmen humas IFA 2014.


 

Q: Saya humas resmi FFN, bolehkah melakukan sosialisasi di fandom-fandom AO3? (atau sebaliknya)

A: Boleh, tetapi harus mengikuti aturan-aturan yang telah dibuat oleh panitia agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Aturan-aturan yang berkenaan dengan ini akan dijelaskan lebih lanjut pada masa briefing humas setelah oprec humas ditutup.


 

Q: Apakah aturan kehumasan tahun ini berbeda dengan tahun sebelumnya, berhubung sudah diimplementasikan sistem pengangkatan Kaphum?

A: Ya. Humas tidak lagi mendaftar untuk fandom-fandom tertentu, melainkan mengirimi PM yang tertera pada Sub ML dan benar-benar bekerja di bawah nama “Humas IFA 2014”, tidak lagi membawa nama fandom. Humas juga nantinya dibagi ke grup-grup dalam melaksanakan tugasnya.


 

 

Q: Apa sanksi yang akan dijatuhkan pada humas jika mereka melanggar peraturan?

A: Pada pelaksanaan IFA 2014, panitia menetapkan beberapa lapis sanksi untuk humas yang melanggar, yaitu:

1) Teguran dari Kaphum,

2) Teguran dari Panitia melalui PM,

3) Teguran di muka umum, seperti grup FB IFA,

4) Diturunkan dari jabatan Humas serta penalti satu tahun tidak akan diterima menjadi Humas kembali dalam pelaksanaan IFA.

Sanksi ini diberlakukan untuk kepentingan bersama.


 

Q: Dalam dokumen sistem kehumasan IFA 2014, ada tiga macam List yang disebutkan; Primary Master List, Master List, dan Sub Master List. Yang manakah yang menjadi tanggung jawab humas?

A: Primary Master List (PML) berisi SELURUH data nama author dari berbagai fandom, Master List (ML) berisi pecahan dari PML yang diberikan kepada Kaphum tiap grup. Adapun Sub Master List (SML) adalah pecahan lagi dari PML yang diberikan Kaphum untuk tiap-tiap Humas yang dibawahinya. Jadi, humas akan bertanggung jawab atas Sub Master List.


 

Q: Ada yang bertanya soal teknis pelaksanaan IFA, apa yang harus saya lakukan?

A: Berikan kutipan dari Profil IFA 2014 TANPA MELAKUKAN PERUBAHAN dengan turut menyertakan kontak Panitia untuk jawaban lebih lanjut dan rinci, atau anjurkan si penanya untuk mengirim PM pada panitia (daftar panitia bisa dilihat di poin C di atas), atau bertanya di thread-thread resmi IFA. Dan sertakan linknya untuk mempermudah proses.


 

Demikian dokumen open recruitment humas IFA 2014 ini kami buat. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas, partisipan dipersilakan bertanya.

Hormat Kami,

Panitia IFA 2014

(Shina Suzuki, pindanglicious, Naw d Blume, gyucchi, Ro Fawkes, Kitsune Haru Hachi)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s